Le rôle du PMO et ses défis au sein des Organisations

Le PMO (Project Management Office) ou le bureau de gestion de projets (BGP) est une entité au sein d’une entreprise, d’un organisme qui a pour objectif la définition et le maintien des normes de gestion de projet.

Bien que le but principal du PMO est de maintenir la gouvernance en normalisant et en suivant les processus, les politiques et les méthodes de gestion de projet et pour qu’il soit plus efficace, il doit incarner la culture et la stratégie de l’organisation.

Le rôle du Bureau de gestion de projet (BGP) dans les organisations continue d’être ces dernières année un sujet de grand intérêt pour les praticiens dans le domaine. Au fur et à mesure que les organisations développent leurs pratiques de gestion de projets, de programmes et de portefeuilles afin de mieux aligner le travail avec les objectifs stratégiques, d’appuyer une communication et une collaboration efficaces avec les intervenants, de développer les talents et de mettre l’accent sur la réalisation de la valeur des investissements organisationnels grâce à une gestion efficace de la réalisation des avantages, le PMO a de nombreux rôles potentiels à jouer en tant que contributeur à l’avancement de ces sujets importants.

Parmi ses fonctions clé :

• Soutenir la planification de projets
• Exécuter des tâches spécialisées pour les chefs de projet.
• Gérer l’affectation des ressources entre les projets
• Gérer l’interface avec les clients du projet
• Gérer les changements organisationnels
• Gérer les personnes dans les projets
• Gérer des projets ou des programmes
• Gérer les parties prenantes dans les projets
• Effectuer une vérification dans le cadre de projets
• Gérer la documentation du projet
• Gérer la base de données sur les leçons apprises
• Effectuer une analyse comparative
• Promouvoir la gestion du projet au sein de l’organisation
• Offrir du mentorat aux gestionnaires de projet.
• Assurer la formation et le développement des compétences du projet.
• Fournir des outils de gestion de projet et des systèmes d’information
• Fournir une méthodologie de gestion de projet
• Surveiller et contrôler le rendement des projets
• Fournir le rapport sur le rendement du projet ou du programme à la direction.
• Fournir un tableau de bord stratégique des projets
• Définition du portefeuille de projets de soutien
• Gérer les avantages du projet ou du programme
• Surveiller le rendement du portefeuille
• Participer à la planification stratégique
• Fournir des conseils à la haute direction en matière de prise de décisions.

De nombreuses organisations à travers le monde ont déjà compris l’importance de définir et de mesurer la performance de leurs processus d’affaires. De la même façon, en tant qu’entité organisationnelle, le PMO doit avoir des processus clairement définis et mesurés, afin d’harmoniser les attentes en démontrant comment il fournira des services à ses intervenants. Autrement dit, il doit surveiller son rendement et la façon dont il a créé de la valeur pour l’organisation.

Habitué à mettre en place et suivre les KPI des projets et des portefeuille de l’organisation, le PMO doit pouvoir aussi mesurer sa performance en s’appuyant sur trois approches :

1- La première approche est liée à la façon dont le PMO s’acquitte d’une fonction, sur la base de processus établis, en mettant l’accent sur la productivité et l’efficacité ( respect des indicateurs de respect de délai des rapports, la qualité des rapport remontée à la direction)

2- La deuxième approche est liée à la façon dont la fonction du PMO influe sur le rendement des projets et des programmes relevant de son mandat. Cette approche peut être utilisée dans des fonctions qui ont un impact plus étroit sur le succès des projets et des programmes.

3- la troisième approche est liée à la façon dont la fonction exercée par le PMO influe sur les résultats opérationnels de l’organisation.