Il n’est pas souvent que pour la plupart des personnes confondent la gestion de programme à la gestion de projet et à la gestion de portefeuille, bien qu’elles fonctionnent en parallèle et soient interdépendantes, mais elles sont très différentes dans leur contribution à l’entreprise.
Pour profiter pleinement de la valeur de ces pratiques, il est important de comprendre les caractéristiques et les distinctions de chacune.
Les organisations utilisent différents niveaux de gestion pour s’assurer que les équipes travaillent à la réalisation des objectifs de l’entreprise en matière de stratégie, de croissance financière ou de maintien et d’efficacité opérationnelle.
Il existe en effet trois niveaux connus de gestion stratégique : la gestion de projet, la gestion de programme et la gestion de portefeuille.
Comprendre ces trois types de gestion stratégique peut vous aider à voir comment votre travail contribue à des objectifs organisationnels plus larges.
Pour mieux comprendre les objectifs de chaque niveau, je vous réfère vers le tableau récapitulatif ci-dessous qui décrit la différence d’une manière synthétique :
| Projets | Programmes | Portefeuilles | |
| Définition | Un projet est une aventure temporaire entreprise pour créer un produit, un service ou un résultat unique. | Un programme est un groupe de projets connexes, de programmes subsidiaires et d’activités de programme qui sont gérés de manière coordonnée afin d’obtenir des avantages que l’on ne pourrait obtenir en les gérant individuellement. | Un portefeuille est un ensemble de projets, de programmes, de portefeuilles de filiales et d’opérations gérés comme un groupe pour atteindre un objectif stratégique. |
| Portée | Les projets ont des objectifs définis, la portée est progressivement élaborée tout au long du cycle de vie du projet. | Les programmes ont une portée qui englobe celle de leurs composantes. Le programme apporte des avantages à l’organisation en garantissant la réalisation des produits et des résultats des composantes du programme. | Le portefeuille a une portée organisationnelle qui change en fonction des objectifs stratégiques de l’organisation. |
| Changement | Les chefs de projet s’attendent à des changements et mettent en œuvre des processus pour que les changements soient gérés et contrôlés. | Les programmes sont gérés de manière à accepter et à adapter les changements nécessaires pour optimiser la livraison des résultats et des produits des composantes des programmes. | Les gestionnaires de portefeuille surveillent continuellement les changements dans l’organisation (internes et externes). |
| Planification | Les gestionnaires de projet élaborent progressivement des informations de haut niveau dans le plan de projet détaillé tout au long du cycle de vie du projet. | Les programmes sont gérés à l’aide de plans de haut niveau qui permettent de suivre les interdépendances et les progrès des composants du programme. | Les gestionnaires de portefeuille créent et maintiennent les processus et la communication nécessaires relatifs au portefeuille. |
| Management | Les gestionnaires de projet gèrent le projet pour atteindre ses objectifs | Les programmes sont gérés par des gestionnaires de programme afin de s’assurer que les avantages sont atteints. | Le portefeuille est géré par le gestionnaire de portefeuille |
| Facteurs de succès | Le succès du projet est mesuré par la qualité du produit et du projet, les délais, le budget et la satisfaction du client. | Le succès d’un programme est mesuré par sa capacité à produire les avantages escomptés et son efficacité à produire ces avantages. | Le succès du portefeuille est mesuré en termes de performance de l’investissement et de réalisation des bénéfices. |
Les meilleures pratiques ont montré que les experts de chaque niveau utilisent en grande partie les mêmes outils et processus pour accomplir leur travail, tandis que certains outils sont uniques à chaque niveau. Ces spécialistes ont également des pratiques, des outils et des styles qui diffèrent des uns des autres.
- Par exemple, les professionnels de la gestion de projet organisent des réunions de lancement avant les projets afin de rencontrer les équipes pour couvrir les étapes du projet, les titulaires des tâches, les délais, les ressources et les objectifs généraux. Ils organisent également des réunions régulières avec les membres de l’équipe afin de recevoir et de communiquer des mises à jour sur l’avancement du projet, d’aborder les problèmes et d’obtenir ou donner des feedbacks.
- En revanche, les responsables de la gestion de programme créent souvent un bureau de gestion de programme qui supervise la formation des chefs de projet, obtient des ressources, prépare des rapports sur les programmes en cours et récemment terminés et élabore des politiques et des procédures pour tous les projets. Ils créent également des comités de pilotage composés de chefs de projet et d’autres dirigeants d’organisations concernées afin d’établir des objectifs, des processus et des politiques pour des programmes spécifiques.
- Quant à la gestion de portefeuille, les professionnels utilisent un logiciel de gestion de portefeuille de projets pour suivre des projets et des programmes spécifiques, hiérarchiser les programmes et les projets et optimiser les processus à grande échelle.
Qu’en est il des opérations ?
Dans la gestion des projets, les opérations font référence à l’ensemble des activités nécessaires pour assurer le fonctionnement quotidien du projet.
Ces activités comprennent :
- Gestion des tâches : la planification, la coordination et le suivi des tâches nécessaires pour atteindre les objectifs du projet.
- Gestion des ressources : l’allocation et la gestion des ressources du projet, y compris les budgets, le personnel et les fournitures.
- Gestion de la communication : la coordination des communications entre les membres de l’équipe du projet, les parties prenantes et les parties intéressées.
- Gestion de la qualité : la définition des normes de qualité pour le projet et la mise en place de mesures pour assurer la qualité des livrables du projet.
- Gestion des risques : l’identification, l’évaluation et la gestion des risques tout au long du projet.
- Gestion des changements : la gestion des modifications apportées au projet, notamment l’évaluation de l’impact des changements sur le projet et la gestion des conséquences.
- Gestion des problèmes : la résolution des problèmes qui surgissent pendant la durée du projet.
- Gestion des parties prenantes : la gestion des relations avec les parties prenantes et les parties intéressées, y compris la gestion des attentes et la communication avec ces parties.
Toutes ces activités sont importantes pour assurer la réussite du projet et garantir la satisfaction des parties prenantes.
