C’est quoi la relation entre projet, programme, portefeuille et gestion des opérations ?

Dans le monde du management et de la gestion d’entreprise, la compréhension des concepts de projet, programme, portefeuille et gestion des opérations est cruciale. Ces termes, bien que distincts, sont étroitement liés et contribuent ensemble au succès global d’une organisation. Cet article vise à démêler ces concepts et à expliquer leur interdépendance.

I- Définition des trois concepts :

• Un projet est une initiative temporaire visant à créer un produit, service ou résultat unique. Il a une durée définie, utilise des ressources spécifiques et vise des objectifs précis. Les projets sont clés pour apporter des changements et accroître la valeur organisationnelle.
• Un programme, quant à lui, est un ensemble coordonné de projets liés. Il vise à obtenir des avantages supérieurs que si ces projets étaient gérés isolément. Les programmes englobent des tâches allant au-delà des projets individuels et ciblent des objectifs stratégiques à long terme.
• Un portefeuille regroupe des projets, programmes et autres travaux. Cette collection est gérée ensemble pour réaliser des objectifs stratégiques. Au sein d’un portefeuille, les projets et programmes ne doivent pas nécessairement être interconnectés.
• La gestion des opérations, en contraste, concerne les activités quotidiennes de production et de livraison de services et produits. Elle est continue et vise la stabilité et l’efficience, contrairement aux projets et programmes axés sur le changement.

Cette hiérarchie s’articule comme suit : les projets forment la base, regroupés en programmes, qui, avec d’autres projets, intègrent un portefeuille. Tandis que la gestion des opérations se concentre sur le quotidien, les projets et programmes impulsent le changement et l’amélioration. Collectivement, ils soutiennent la stratégie et les objectifs globaux de l’organisation.

La confusion entre gestion de programme, gestion de projet et gestion de portefeuille est courante. Pourtant, ces trois domaines, bien qu’interdépendants et fonctionnant en parallèle, apportent des contributions distinctes à l’entreprise. Comprendre leurs caractéristiques uniques et leurs différences est essentiel pour maximiser leur valeur. Cet article éclaire ces distinctions et guide vers une meilleure exploitation de ces pratiques stratégiques.

II- Alignement de la gestion stratégique :

1- Caractéristiques des trois concepts

Les organisations déploient divers niveaux de gestion pour aligner les équipes sur leurs objectifs stratégiques, leur croissance financière et leur efficacité opérationnelle. Trois niveaux clés de gestion stratégique se distinguent : gestion de projet, gestion de programme et gestion de portefeuille.

• La gestion de projet se concentre sur des initiatives spécifiques avec des objectifs et des délais définis. Elle est essentielle pour réaliser des tâches ciblées qui contribuent directement aux objectifs de l’entreprise.
• La gestion de programme, quant à elle, regroupe plusieurs projets liés pour obtenir des avantages synergiques. Cette approche permet d’atteindre des objectifs plus complexes et à plus grande échelle.
• La gestion de portefeuille englobe une gamme plus large de projets et de programmes. Elle vise une vue d’ensemble stratégique, assurant l’alignement global des initiatives avec les objectifs à long terme de l’organisation.

Comprendre ces niveaux de gestion stratégique éclaire la manière dont votre travail s’inscrit dans les objectifs globaux de votre organisation. Cette connaissance peut enrichir votre perspective professionnelle et renforcer votre contribution au succès de l’entreprise.

 

2- Objectif de chaque concept

Pour mieux comprendre les objectifs de chaque niveau, je vous réfère vers le tableau récapitulatif ci-dessous qui décrit la différence d’une manière synthétique :  

	Projets	Programmes	Portefeuilles
Définition	Un projet est une aventure temporaire entreprise pour créer un produit, un service ou un résultat unique.	Un programme intègre des projets, des sous-programmes et des activités connexes. Sa gestion coordonnée maximise les avantages, surpassant une gestion individuelle de chaque élément.	Un portefeuille, composé de projets, programmes et filiales, est géré de manière groupée. Son objectif est d’atteindre une cible stratégique précise.
Portée	Les projets ont des objectifs définis, la portée est progressivement élaborée tout au long du cycle de vie du projet.	Les programmes ont une portée qui englobe celle de leurs composantes. Le programme apporte des avantages à l’organisation en garantissant la réalisation des produits et des résultats des composantes du programme.	Le portefeuille a une portée organisationnelle qui change en fonction des objectifs stratégiques de l’organisation.
Changement	Les chefs de projet s’attendent à des changements et mettent en œuvre des processus pour que les changements soient gérés et contrôlés.	Les gestionnaires de programmes adaptent et acceptent les changements nécessaires pour optimiser la livraison des résultats et des produits des composantes des programmes.	Les gestionnaires de portefeuille surveillent continuellement les changements dans l’organisation (internes et externes).
Planification	Les gestionnaires de projet élaborent progressivement des informations de haut niveau dans le plan de projet détaillé tout au long du cycle de vie du projet.	Les programmes sont gérés à l’aide de plans de haut niveau qui permettent de suivre les interdépendances et les progrès des composants du programme.	Les gestionnaires de portefeuille créent et maintiennent les processus et la communication nécessaires relatifs au portefeuille.
Management	Les gestionnaires de projet gèrent le projet pour atteindre ses objectifs	Les programmes sont gérés par des gestionnaires de programme afin de s’assurer que les avantages sont atteints.	Le portefeuille est géré par le gestionnaire de portefeuille
Facteurs de succès	On mesure le succès d’un projet par la qualité du produit et du projet, le respect des délais, le budget et la satisfaction du client	On mesure le succès d’un programme par sa capacité à produire les avantages escomptés et son efficacité à générer ces avantages	On mesure le succès d’un portefeuille en termes de performance de l’investissement et de réalisation des bénéfices.

III- Les outils et processus de chaque concept

Les experts en gestion emploient fréquemment des outils et processus similaires à travers différents niveaux. Cependant, certains outils restent spécifiques à chaque niveau. Cette distinction marque leur approche unique en gestion de projet, programme et portefeuille.

• En gestion de projet, les professionnels organisent des réunions de lancement pour définir les étapes, les responsabilités, les délais, les ressources et les objectifs. Ils tiennent aussi des réunions régulières pour les mises à jour, résoudre les problèmes et échanger des feedbacks.
• Les responsables de programme, eux, mettent en place un bureau de gestion pour former les chefs de projet, allouer des ressources, préparer des rapports, et élaborer des politiques. Ils créent aussi des comités de pilotage pour fixer les objectifs et processus des programmes.
• En gestion de portefeuille, l’usage d’un logiciel de gestion de portefeuille de projets est courant. Il sert à suivre et hiérarchiser les projets et programmes, optimisant ainsi les processus à l’échelle de l’organisation.

Cette structure démontre comment chaque niveau de gestion, tout en partageant des outils communs, adopte des pratiques et styles distincts pour atteindre efficacement ses objectifs spécifiques.

IV- Qu’en est il des opérations ?

Dans la gestion des projets, les opérations font référence à l’ensemble des activités nécessaires pour assurer le fonctionnement quotidien du projet.

Ces activités comprennent :

• Gestion des tâches : la planification, la coordination et le suivi des tâches nécessaires pour atteindre les objectifs du projet.
• Gestion des ressources : l’allocation et la gestion des ressources du projet, y compris les budgets, le personnel et les fournitures.
• Gestion de la communication : la coordination des communications entre les membres de l’équipe du projet, les parties prenantes et les parties intéressées.
• Gestion de la qualité : la définition des normes de qualité pour le projet et la mise en place de mesures pour assurer la qualité des livrables du projet.
• Gestion des risques : l’identification, l’évaluation et la gestion des risques tout au long du projet.
• Gestion des changements : la gestion des modifications apportées au projet, notamment l’évaluation de l’impact des changements sur le projet et la gestion des conséquences.
• Gestion des problèmes : la résolution des problèmes qui surgissent pendant la durée du projet.
• Gestion des parties prenantes : la gestion des relations avec les parties prenantes et les parties intéressées, y compris la gestion des attentes et la communication avec ces parties.

Toutes ces activités sont importantes pour assurer la réussite du projet et garantir la satisfaction des parties prenantes.

En conclusion, saisir la différence et l’interrelation entre projet, programme, portefeuille et gestion des opérations est crucial pour une gestion performante. Cette compréhension permet aux organisations d’attribuer leurs ressources adéquatement, d’aligner leurs efforts sur leurs buts stratégiques et de s’adapter avec souplesse aux évolutions du marché et de l’environnement.