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Les gens utilisent souvent le mot problème pour décrire une situation compliquée qui requière une attention particulière, voire même la plupart adoptent une approche non structurée pour résoudre les problèmes, bien que cela puisse être une réussite, la solution qu’ils proposent n’est pas toujours la meilleure.
Quel que soit le domaine dans le lequel évolue l’entreprise, la gestion ou la résolution des problèmes est devenue aujourd’hui une véritable discipline qui repose sur quatre étapes majeures pour la mise en place d’une solution efficace.
@ltiliste.com-le CPS ou la Résolution Créative des Problèmes
Bien qu’il existe plusieurs méthodes en la matière, mais le CPS (CREATIVE PROBLEM SOLVING) ou la RÉSOLUTION CRÉATIVE DES PROBLÈMES est la plus complète mais peu pratiquée.
Élaborée par Alex Osborn et Sid Parnes, elle repose sur l’approche commune et collaborative pour résoudre les problèmes basés sur 8 étapes :
- Analyse Environnementale
- Reconnaissance du problème
- Identification du problème
- Formulation des hypothèses
- Génération des alternatives
- Évaluation et choix de la solution
- Mise en œuvre
- Contrôle et Suivi
@ltiliste.com-les étapes de la Résolution Créative des Problèmes
Le CPS représente plusieurs avantages :
- Il assure la cohérence, car tout le monde comprend l’approche à utiliser,
- En utilisant les données, il aide à éliminer les préjugés et les idées préconçues, ce qui mène à une plus grande objectivité
- Il encourage le travail collaboratif
- Il empêche les équipes de se diverger dans des problèmes différents afin les mener vers un objectif commun
- Il élimine la confusion causée par l’utilisation de différentes techniques de résolution de problèmes sur le même sujet
- Il facilite le processus de prise de décision
Etape 1- L’Analyse Environnementale
La résolution efficace des problèmes débute par une étape cruciale : l’Analyse Environnementale. Cette phase initiale consiste à rassembler des informations essentielles, permettant de cerner précisément la nature du problème. Un groupe de travail dédié se consacre à l’examen approfondi des symptômes, explorant les répercussions du problème dans leur globalité. Cette étude inclut une surveillance minutieuse des environnements organisationnels, tant internes qu’externes, ouvrant ainsi la voie à des opportunités de changement stratégique.
Pour mener à bien cette analyse, plusieurs techniques se révèlent efficaces :
- Brainstorming : Cette approche stimule la créativité et l’émergence d’idées novatrices, favorisant une vue d’ensemble enrichie et diversifiée.
- Entrevues et Tables Rondes : Ces interactions directes permettent de recueillir des perspectives variées, enrichissant la compréhension du problème grâce à des échanges constructifs.
- Questionnaires : Outil méthodique, le questionnaire facilite la collecte de données spécifiques, structurant l’information de manière cohérente et analytique.
- Méthode QQOQCP (Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?) : Cette technique structurée d’analyse garantit une exploration exhaustive du problème, assurant aucune facette n’est négligée.
Chaque technique apporte une valeur unique à l’analyse, garantissant une compréhension approfondie et multidimensionnelle du problème. Cette étape préliminaire est essentielle pour poser les fondations d’une stratégie de résolution de problèmes à la fois efficace et innovante.
Etape 2- Reconnaissance du problème
Cette phase cruciale implique une compréhension précise de l’écart entre la situation actuelle et les objectifs visés. Il s’agit d’un moment clé où la collecte et l’analyse rigoureuse des données convergent pour une qualification et une définition explicite du problème.
Dans ce processus, il est fondamental d’identifier clairement non seulement les symptômes apparents, mais aussi les causes sous-jacentes. Cela exige une évaluation approfondie de la situation, prenant en compte tous les facteurs et variables en jeu. L’objectif est de cerner avec exactitude la nature du problème, ce qui permet de poser des bases solides pour les étapes suivantes de la résolution.
Cette étape est donc une pierre angulaire dans le processus de résolution de problèmes, marquant la transition d’une perception floue à une compréhension détaillée et structurée du défi à relever. Elle prépare le terrain pour une prise de décision éclairée et une planification stratégique efficace.
Etape 3- Identification du problème
L’étape d’identification du problème consiste à s’assurer que les efforts de l’organisation seront orientés vers la résolution du problème réel plutôt que vers l’élimination des symptômes. Cette étape consiste également à établir les objectifs du processus de résolution des problèmes et à déterminer ce qui constituera une preuve que le problème a été résolu. Le résultat de cette étape est un ensemble de critères de décision pour l’évaluation des différentes options.
Plusieurs techniques peuvent être utilisées pour rassembler l’information de façon structurée pour faire sortir les causes sous-jacentes du problème, il s’agit du :
- Diagramme causes-effets d’Ishikawa
- L’analyse PARETO
- Diagrammes d’affinité
- Les 5P ou les 5 Why
Etapes 4- Formulation des hypothèses
La résolution analytique et créative du problème consiste à créer une variété de solutions, pas seulement une. Souvent, la réponse la plus évidente n’est pas la solution la plus efficace au problème. Le problem manager ou le groupe dédié doivent :
- Trouver autant de solutions au problème, même si elles peuvent paraître farfelues.
- Examiner comment chaque solution est liée à la cause profonde et aux symptômes du problème.
- Décider si les différentes solutions peuvent être fusionnées pour donner une meilleure réponse au problème.
À ce stade, il ne s’agit pas de trouver une solution, mais d’éliminer les options qui s’avéreront moins efficaces pour traiter à la fois les symptômes et la cause profonde. Plusieurs techniques peuvent utilisées comme le :
- Analyse du champ de force pour passer à l’action
- L’analyse ou matrice SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats)
- Les cinq forces de Porter
Etape 5- Génération des alternatives
L’objectif principal de la génération d’alternatives dans la résolution de problèmes est de garantir la conception d’un éventail suffisant de solutions potentielles. Cette étape vise à élaborer une gamme complète de scénarios, permettant d’explorer des options qui pourraient autrement rester inexplorées. Une telle approche assure une vision étendue et diversifiée des solutions possibles, ouvrant ainsi la voie à des stratégies innovantes et efficaces.
Parmi les techniques les plus efficaces à ce stade, le mind mapping ou cartes heuristiques se distingue. Cette méthode favorise une pensée créative et structurée, facilitant la visualisation des liens entre différentes idées et concepts. En utilisant le mind mapping, les équipes peuvent cartographier de manière exhaustive les solutions potentielles, y compris celles qui peuvent sembler initialement moins évidentes. Cette cartographie visuelle permet une analyse plus approfondie et une meilleure compréhension des différentes possibilités.
En somme, cette étape est essentielle pour assurer qu’aucune option viable ne soit négligée dans le processus de résolution de problèmes. Elle contribue à une prise de décision plus informée, en offrant une vue d’ensemble claire et complète des différentes voies à explorer.
Etape 6- Évaluation et choix de la solution
Comme son nom l’indique c’est la phase où elle permet de lister les différentes solutions. Les groupes évaluent à cet effet toutes les solutions potentielles sélectionnées pour en choisir la meilleure et la plus réalisable. Elle permet aussi de répondre aux autres questions suivantes :
- Peut-elle être mise en œuvre dans un délai acceptable ?
- Est-elle rentable, fiable et réaliste ?
- L’utilisation des ressources sera-t-elle plus efficace ?
- Peut-elle s’adapter aux conditions au fur et à mesure qu’elles évoluent et changent ?
- Ses risques sont gérables ?
La méthode SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement défini) à mon avis est la meilleure technique permettant de maîtriser cette phase
Etape 7- Mise en œuvre
Une fois que vous avez une idée claire de ce que vous voulez faire et un plan pour l’accomplir, vous pouvez passer à l’action. La mise en œuvre exige une attention soutenue. Cela signifie qu’il faut tenir compte des détails et anticiper et surmonter les obstacles. Fixez-vous des objectifs précis et des échéances raisonnables, et obtenez l’appui des autres pour votre solution. La mise en œuvre est une série de problèmes et d’opportunités. Le chef de projet ou le problem manager peuvent utiliser plusieurs outils et techniques pour le suivi efficace, il s’agit en l’occurrence :
- Le diagramme de Gantt
- Le cadre logique
Etape 8- Contrôle et Suivi
La mise en œuvre de la solution définitive ou du projet doit maintenant être surveillée par le groupe pour s’assurer que ses recommandations sont suivies. La surveillance a pour objectif de vérifier si :
- Les jalons sont atteints
- Les coûts sont maîtrisés
- Le travail nécessaire est terminé
L’utilisation d’une approche créative et analytique pour résoudre les problèmes est un processus intuitif et fiable. Il aide à garder les groupes sur la bonne voie et permet une enquête approfondie sur le problème et la recherche de solutions. Elle implique les responsables de la mise en œuvre et les utilisateurs, et trouve une solution justifiable et contrôlable sur la base des données.
