La phase d’initiation d’un projet est par définition une étape qui permet de définir clairement les objectifs et les contraintes du projet, d’identifier les parties prenantes, de déterminer les risques et les opportunités, et de planifier les étapes suivantes du projet. Cette phase est essentielle car elle établit les bases solides pour le succès du projet.

Nous allons voir dans cette article les principales étapes et les livrables associés pour bien démarrer la phase d’initiation :

A – Identification des parties prenantes :

Les parties prenantes sont toutes les personnes, les groupes ou les entités qui sont directement ou indirectement impliqués dans le projet, et dont les intérêts peuvent être influencés par le projet ou qui peuvent influencer le projet. Voici comment identifier les parties prenantes lors de l’initiation du projet :

  1. Examiner la documentation existante : Commencez par examiner la documentation existante liée au projet. Cela peut inclure des documents tels que la charte de projet, les rapports antérieurs, les études de faisabilité, etc. Ces documents peuvent contenir des informations sur les parties prenantes potentielles.
  2. Identifier les acteurs clés : Identifiez les personnes ou les groupes qui sont directement impliqués dans la réalisation du projet. Ce sont souvent les acteurs internes, comme les membres de l’équipe projet, les sponsors et les gestionnaires.
  3. Consultez les parties prenantes internes : Discutez avec les membres de l’équipe projet, les sponsors, les responsables hiérarchiques et d’autres parties prenantes internes pour obtenir leurs perspectives sur les parties prenantes potentielles. Ils peuvent avoir une connaissance précieuse des acteurs qui ont un intérêt dans le projet.
  4. Identifiez les parties prenantes externes : Cela peut inclure des clients, des fournisseurs, des régulateurs, des concurrents, des associations professionnelles, des groupes communautaires, etc.
  5. Analysez les intérêts et l’influence : Évaluez les intérêts et l’influence de chaque partie prenante potentielle. Certaines parties prenantes auront un intérêt élevé dans le projet et pourraient exercer une influence significative, tandis que d’autres pourraient avoir un intérêt limité et une influence moindre.
  6. Créez une liste des parties prenantes : Établissez une liste complète des parties prenantes identifiées, en notant leurs noms, leurs rôles, leurs intérêts et leur niveau d’influence. Plus qu’un carnet d’adresse, cette liste servira de base pour la gestion des parties prenantes tout au long du projet.
  7. Validez l’identification des parties prenantes : Une fois que vous avez identifié tous les joueurs clés, il est recommandé de valider cette liste en la partageant avec d’autres membres de l’équipe projet et en obtenant leur rétroaction. Cela peut aider à garantir que personne d’important n’a été omis.
  8. Documentez l’information : Enregistrez toutes les informations relatives aux parties prenantes dans un registre des parties prenantes. Ce registre sera mis à jour tout au long du projet pour refléter les changements dans la gestion des parties prenantes.

L’identification des parties prenantes est une étape continue du processus de gestion de projet, car de nouvelles parties prenantes peuvent émerger ou leurs intérêts peuvent évoluer au fil du temps. Il est essentiel de maintenir une communication ouverte avec chacune d’elles tout au long du projet pour gérer efficacement leurs attentes et leurs besoins.

Définition des objectifs du projet :

La définition des objectifs du projet est une étape clé pour assurer le succès d’un projet. Elle consiste à identifier les résultats escomptés et les objectifs à atteindre pour le projet. Les objectifs doivent être précis, clairs et mesurables pour pouvoir être évalués à la fin du projet. Ils doivent être alignés sur la stratégie de l’entreprise et répondre aux besoins des parties prenantes.

Pour définir les objectifs du projet, il est important de prendre en compte les éléments suivants :

  1. La vision et la mission de l’entreprise : Les objectifs du projet doivent être alignés sur la vision et la mission de l’entreprise. Cela permettra de s’assurer que le projet contribue à la stratégie globale de l’entreprise.
  2. Les besoins des parties prenantes : Les parties prenantes ont des besoins spécifiques qui doivent être pris en compte dans la définition des objectifs du projet. Il est important de comprendre ces besoins et de les intégrer dans la vision globale.
  3. Les contraintes du projet : Les contraintes du projet, telles que les ressources limitées et les délais serrés, doivent être prises en compte lors de la définition des objectifs. Les objectifs doivent être réalistes et réalisables compte tenu de ces contraintes.
  4. Les critères de réussite du projet : Les critères de réussite du projet doivent être clairement définis pour permettre une évaluation efficace des résultats du projet. Les objectifs du projet doivent être mesurables et spécifiques pour permettre cette évaluation.

Une fois les objectifs du projet définis, ils doivent être communiqués clairement à toutes les parties prenantes. Cette communication peut se faire à travers le plan de projet, le cahier des charges ou la charte de projet. Il est important que toutes les parties prenantes comprennent les objectifs du projet et soient d’accord avec eux.

En résumé, la définition des objectifs du projet est une étape importante pour assurer le succès du projet. Les objectifs doivent être précis, clairs, mesurables et alignés sur la stratégie de l’entreprise. Ils doivent prendre en compte les besoins des parties prenantes et les contraintes du projet. Une communication claire des objectifs est essentielle pour assurer que toutes les parties prenantes sont alignées sur les résultats attendus.

Évaluation de la faisabilité du projet :

Cette étape permet d’évaluer la faisabilité du projet en fonction des ressources disponibles, des contraintes du projet et des risques associés. Cette évaluation doit permettre de déterminer si le projet est viable et si les ressources sont suffisantes pour le réaliser. Les livrables de cette étape sont un document d’évaluation de la faisabilité du projet et une liste des risques potentiels. Voir l’article de la faisabilité

Définition des rôles et responsabilités :

La définition des rôles et responsabilités consiste à clarifier les différentes tâches et activités qui doivent être effectuées pour atteindre les objectifs du projet, ainsi que de définir qui est responsable de quoi.

On peut citer par exemple :

  1. Identifier les différentes fonctions : qui consistent à identifier les différentes fonctions qui sont nécessaires pour réaliser le projet. Ces fonctions peuvent inclure des responsables de projet, des membres de l’équipe de projet, des parties prenantes externes, etc.
  2. Définir les tâches et activités : une fois que les fonctions ont été identifiées, il est important de lister les différentes tâches et activités appelé par communément WBS ( Work Breakdown Structure) ou Organigramme des tâches du projet qui doivent être réalisées pour atteindre les objectifs du projet. Cette étape peut être réalisée en collaboration avec les membres de l’équipe de projet et les parties prenantes.
  3. Affecter les rôles et responsabilités : Vous avez réussi à lister toutes les tâches et activités. Bravo ! Il est temps maintenant d’affecter les rôles et responsabilités aux différentes fonctions. Il est important de s’assurer que chaque fonction a une description de rôle claire et que chaque personne comprend bien ses responsabilités.
  4. Définir les relations de travail : cela signifie qu’il faut définir les relations de travail entre les différentes fonctions et personnes impliquées dans le projet. Cette étape permettra de clarifier les attentes, les communications et les interactions entre les membres de l’équipe de projet et les parties prenantes.
  5. Documenter les rôles et responsabilités : Considéré comme la principale étape pour avoir l’engagement de tout le monde, il s’agit de documenter les rôles et responsabilités dans un document formel, tel qu’une matrice des responsabilités (RACI). Cette documentation permettra de clarifier les attentes et les responsabilités de chacun et de s’assurer que tout le monde est sur la même page.

Définition du budget :

Le BUDGET, l’ARGENT ou l’élément catalyseur du projet, sa définition permet de déterminer les ressources financières nécessaires à la réalisation du projet. Cette étape intervient généralement après la définition des objectifs et la planification des différentes étapes du projet.

La définition du budget consiste à évaluer les coûts de chaque tâche du projet, à allouer des ressources financières à chaque activité, à identifier les sources de financement possibles et à déterminer les coûts globaux du projet.

Pour définir le budget, il est important de prendre en compte différents éléments tels que :

– Les coûts directs : il s’agit des coûts directs liés à la réalisation du projet tels que les salaires des membres de l’équipe, les frais de déplacement, les achats de matériel ou encore les frais d’hébergement.

– Les coûts indirects : il s’agit des coûts indirects liés au projet tels que les frais de gestion administrative ou encore les coûts de communication.

– Les coûts imprévus : Les coûts imprévus, également appelés dépenses imprévues ou dépenses non planifiées, sont des dépenses qui ne sont pas initialement incluses dans le budget ou le plan financier d’un projet, mais qui se produisent en raison de circonstances inattendues ou de changements imprévus. Ces coûts peuvent découler de divers facteurs, tels que des retards, des problèmes techniques, des modifications de la portée du projet, des fluctuations des prix, des erreurs de planification ou d’autres circonstances imprévues.

Les coûts imprévus peuvent avoir un impact significatif sur le budget d’un projet s’ils ne sont pas pris en compte et gérés correctement. C’est pourquoi il est courant de prévoir des réserves budgétaires pour faire face à ces imprévus et minimiser leur impact financier sur le projet.

Le chef de projet doit surveiller régulièrement les coûts du projet tout au long de sa réalisation pour s’assurer que le budget prévu est respecté et pour identifier rapidement les écarts éventuels.

Planification du projet :

La planification est considérée comme une déclinaison de toutes les tâches identifiées conjointement avec les membres de l’équipe du projet. Elle permet de définir les tâches à accomplir, les ressources à mobiliser et les délais pour atteindre les objectifs du projet. Elle permet également d’identifier les risques et les enjeux et d’établir une stratégie pour les gérer.

Une bonne planification d’un projet implique de suivre de suivre étapes :

  1. Définition des objectifs du projet : il est important de clarifier les objectifs du projet dès le départ afin que tous les membres de l’équipe travaillent dans la même direction.
  2. Identification des tâches et des activités : il s’agit de lister toutes les tâches à réaliser pour atteindre les objectifs du projet. Il est important de décomposer les tâches en sous-tâches plus petites pour une meilleure organisation.
  3. Estimation des délais et des ressources : chaque tâche doit être évaluée en termes de temps et de ressources nécessaires à sa réalisation.
  4. Séquencement des tâches : il s’agit de déterminer l’ordre dans lequel les tâches doivent être réalisées. Il est important de définir les tâches qui doivent être réalisées en parallèle et celles qui doivent être réalisées séquentiellement.
  5. Détermination du chemin critique : le chemin critique est la séquence de tâches qui détermine la durée totale du projet. Il est important de l’identifier pour pouvoir prioriser les tâches les plus importantes.
  6. Allocation des ressources : il s’agit de déterminer les ressources nécessaires pour chaque tâche, telles que les compétences, les matériels, les équipements, etc.
  7. Planification de la gestion des risques : il est important de prévoir les risques et les problèmes qui peuvent survenir pendant le projet et d’établir des stratégies pour les gérer.
  8. Élaboration du calendrier : une fois que toutes les tâches, les délais et les ressources ont été définis, il est temps de créer un calendrier détaillé pour le projet.

Suivre et respecter ces différentes étapes mènent forcément à produire les principaux livrables au cours de cette première étapes et parmi les plus importants :

  1. Le plan de gestion de projet : c’est le document qui décrit comment le projet sera géré et exécuté.
  2. Le calendrier du projet : il s’agit d’un document qui récapitule toutes les tâches à réaliser avec leur durée et leur séquence.
  3. Le budget du projet : c’est le document qui récapitule les coûts estimés du projet.
  4. Le plan de gestion des risques : il s’agit d’un document qui récapitule les risques identifiés et les stratégies pour les gérer.
  5. Les fiches de tâches : il s’agit de documents détaillant chaque tâche à accomplir, avec des informations sur la durée, les ressources nécessaires et les compétences requises.

Dès que la phase de planification est terminée, il est important de valider le plan avec l’ensemble des parties prenantes du projet. Cela permet de s’assurer que tout le monde est d’accord sur les objectifs, les délais et les ressources nécessaires pour réaliser le projet.

Validation de la phase d’initiation :

Cette étapes a pour objectif de s’assurer que toutes les informations nécessaires ont été collectées et que le projet est réalisable.

Pour valider la phase d’initiation, il est nécessaire de réaliser une revue de projet. Cette revue doit inclure une analyse de la documentation produite, telle que le cahier des charges et la charte de projet. Les parties prenantes, y compris le client, doivent également participer à cette revue.

L’objectif de la revue de projet est de s’assurer que toutes les parties prenantes sont d’accord sur les objectifs, les livrables et les attentes du projet. Cela permet de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde avant de passer à la phase suivante du projet.

Une fois que la revue de projet est terminée et que toutes les parties prenantes sont d’accord, la validation de la phase d’initiation peut être officiellement signée et le projet peut passer à la phase suivante. Si des problèmes ont été identifiés lors de la revue de projet, des modifications doivent être apportées au cahier des charges et à la charte de projet avant que la validation puisse être signée.

La validation de la phase d’initiation est une étape non négligeable, car cela permet de minimiser les risques de conflit et d’assurer que le projet est bien aligné sur les attentes du client et des parties prenantes.

Définir la méthode de gestion de projet :

Le choix de la méthode de gestion de projet appropriée dépend de plusieurs facteurs, y compris la nature du projet, les besoins de l’organisation, les compétences de l’équipe et les préférences des parties prenantes. L’expérience du chef de projet lui servira de bon repère pour choisir la bonne méthode à suivre pour réussir son projet, mais dans la plupart du temps, suivre un processus appuyé par certain outil l’aidera forcément à adopter la bonne méthode. Comment ça se passe d’une manière concrète ? 

  • Comprendre la nature du projet : Commencez par examiner en profondeur la nature du projet. Est-ce un projet complexe avec de nombreuses parties prenantes et des incertitudes ? Est-ce un projet technologique, créatif, ou lié à la construction ? La compréhension de la portée, des objectifs et des contraintes du projet est essentielle.
  • Évaluer les besoins du projet : Identifiez les besoins spécifiques du projet en termes de délais, de budget, de qualité, de ressources et de risques. Certains projets peuvent nécessiter une approche plus rigoureuse et prédictive, tandis que d’autres peuvent bénéficier d’une approche plus souple et agile.
  • Considérer les compétences de l’équipe : Évaluez les compétences et l’expérience de l’équipe de projet. Certaines méthodes de gestion de projet nécessitent des compétences techniques spécifiques, tandis que d’autres mettent l’accent sur la collaboration inter-fonctionnelle et la communication.
  • Impliquer les parties prenantes : Consultez les parties prenantes, y compris la direction, les sponsors et les membres de l’équipe, pour comprendre leurs attentes et leurs préférences en matière de gestion de projet. Leur soutien est essentiel pour le succès du projet.
  • Évaluer les contraintes : Tenez compte des contraintes budgétaires, temporelles et réglementaires du projet. Certaines méthodes de gestion de projet peuvent mieux s’adapter à des contraintes spécifiques que d’autres.
  • Considérer l’environnement organisationnel : Réfléchissez à la culture de l’organisation. Si votre organisation a une culture axée sur l’agilité, elle peut être plus ouverte à des approches telles que Scrum ou Kanban. Si elle préfère la planification rigoureuse, PRINCE2 ou le modèle en cascade peuvent être préférés.
  • Évaluer la flexibilité nécessaire : Considérez si le projet nécessite une grande flexibilité pour s’adapter aux changements. Les méthodes agiles, telles que Scrum, sont conçues pour gérer efficacement les changements fréquents.
  • Poids des facteurs de succès : Identifiez les facteurs de succès les plus importants pour le projet. Par exemple, si la livraison rapide est cruciale, une méthodologie agile peut être privilégiée. Si la conformité réglementaire est primordiale, une approche plus structurée peut être nécessaire.
  • Sélectionnez la méthode appropriée : Après avoir pris en compte tous ces facteurs, sélectionnez la méthode de gestion de projet qui semble être la mieux adaptée. N’oubliez pas que certaines méthodes peuvent être adaptées en combinant des éléments de plusieurs approches pour répondre aux besoins spécifiques du projet.
  • Formation et accompagnement : Assurez vous que l’équipe de projet est formée à la méthode choisie et qu’elle dispose des outils nécessaires pour la mettre en œuvre. Un accompagnement initial peut être bénéfique pour garantir une mise en œuvre réussie.
  • Réévaluez périodiquement : Tout au long du projet, réévaluez la méthode de gestion de projet choisie pour vous assurer qu’elle reste appropriée. Si les circonstances changent, n’hésitez pas à ajuster votre approche.

Le choix de la méthode de gestion de projet est une décision critique qui peut avoir un impact significatif sur le succès du projet. Il est donc important de prendre le temps de bien évaluer les facteurs pertinents avant de faire un choix éclairé.

Il existe plusieurs méthodes de gestion de projet pratiquées dans les grandes organisations comme Waterfall, Agile, Scrum et PRINCE2, mais ça revient au chef de projet avec son équipe d’adopter la meilleure méthode répondent soigneusement à leu feuille de route.

Quels sont les livrables de la phase de l’initiation ?

Les livrables de la phase d’initiation peuvent varier en fonction des méthodologies de gestion de projet adoptées. Cependant, voici quelques exemples de livrables courants dans cette phase :

  1. La charte de projet : elle décrit les objectifs du projet, le périmètre du projet, les parties prenantes, les ressources allouées et les contraintes du projet.
  2. Le plan de gestion de projet : ce document décrit la méthodologie de gestion de projet choisie, les rôles et responsabilités, le calendrier et le budget prévisionnel.
  3. Le rapport d’étude de faisabilité : il décrit l’analyse des besoins, l’évaluation des alternatives, l’évaluation des risques, l’évaluation des coûts, l’évaluation des avantages et l’analyse de rentabilité.
  4. Le cahier des charges : ce document décrit les spécifications détaillées du projet et les exigences du client.
  5. La matrice des parties prenantes : elle identifie toutes les parties prenantes impliquées dans le projet, leur niveau d’implication, leurs attentes et leur influence sur le projet.
  6. La liste des risques : elle identifie les risques potentiels du projet et propose des stratégies d’atténuation et de gestion des risques.
  7. Le calendrier prévisionnel : il décrit les principales étapes du projet et leur chronologie prévisionnelle.
  8. Le budget prévisionnel : il décrit les coûts prévisionnels associés au projet.
  9. Le plan de communication : il décrit les méthodes et les fréquences de communication entre les parties prenantes du projet.

Ces livrables aident à établir une base solide pour le projet, en s’assurant que toutes les parties prenantes sont alignées sur les objectifs et les exigences du projet. Ils servent également de référence pour mesurer la progression du projet et pour s’assurer que toutes les étapes suivantes sont en adéquation avec les objectifs initiaux.

En conclusion, la phase d’initiation est une étape essentielle dans la gestion de projet car elle permet de définir les bases solides pour le reste du projet. Une planification minutieuse et une évaluation approfondie des risques et des opportunités permettront de minimiser les problèmes et d’assurer le succès du projet.